SHIFT - Outil de planification de postes de travail

Un outil de planification qui aide les managers à répartir leurs équipes selon les besoins opérationnels, pour remplacer progressivement Excel par une interface de planification intelligente.

Projet outil-métier réel, orienté gestion de données, produit SaaS.

CONTEXTE

SHIFT s'adresse à un manager qui gère une équipe de 24 personnes travaillant en horaires postés. Aujourd'hui, ce planning est construit dans Excel, à coups de formules et de copier-coller un processus long, source d'erreurs, et peu lisible dès qu'un imprévu survient.

L'objectif du produit : remplacer progressivement Excel par une interface capable de générer un planning sur 8 semaines, de respecter automatiquement les contraintes métier, de visualiser immédiatement les sous-effectifs, de gérer les absences (congés, arrêts maladie, formations), de faciliter les modifications de dernière minute en proposant des alternatives en cas de conflit, puis de publier et notifier les équipes.

PROBLÈME

Construire un planning sur Excel demande de recalculer manuellement des contraintes multiples (effectifs minimums, présence d'un senior par shift, absences...) à chaque modification ou un imprévu (arrêt maladie, échange de shift) peut remettre en cause tout l'équilibre du planning sans que le manager s'en rende compte immédiatement.

Le vrai enjeu : concevoir une interface qui visualise en un coup d'œil si les contraintes sont respectées, et qui absorbe les imprévus sans obliger le manager à tout recalculer à la main.

PROCESS

1. Préparation puis conduite d'un entretien avec le manager, enregistré et complété par une prise de notes et une démonstration de son planning actuel sur Excel,

2. Analyse des verbatims besoins, contraintes, demandes et usages réels identifiés dans l'entretien,

3. Veille sur des systèmes de planification existants (Behance, Dribbble), pour explorer différentes approches de mise en page,

4. Sketchs papier des premières pistes mise en page générale, gestion des contraintes, découpage en onglets, mise en avant du respect des effectifs.

5. Première interface fonctionnelle générée avec l'IA de Figma Make, puis itérée avec une difficulté récurrente : l'IA ne parvenait pas à respecter l'ensemble des contraintes métier simultanément,

6. Premier retour client : besoin d'une sauvegarde du planning actuel avant génération d'un nouveau, et d'un historique des modifications,

7. Ajustements sur Figma Make, puis conception finalisée sur Figma pour reprendre la main sur des fonctionnalités UX et des éléments UI que l'IA ne traitait pas correctement,

8. Présentation des maquettes au manager, retours, puis itération.

SOLUTION

L'interface s'organise en plusieurs onglets : Planning (vue actuelle sur 8 semaines), Équipe (une carte par employé), Absences (congés, formations, arrêts...), Règles (les contraintes, modifiables), Historique des plannings, et Paramètres (gestion des notifications).

Une navigation horizontale avec ancres : le planning défile horizontalement, car c'est ainsi que le manager navigue naturellement (observé pendant l'entretien) tout en gardant la possibilité de sauter directement à une semaine précise via un système d'ancres, pour ne jamais perdre la vue d'ensemble.

Simulation sur Figma Make du scroll horizontal

Le respect des effectifs mis en évidence en haut de l'écran, avec un code couleur immédiat : vert (effectif supérieur au besoin), orange (effectif respecté), rouge (sous-effectif).

Un code couleur cohérent pour les types de shifts (matin, après-midi, nuit), dans une même gamme de couleurs pour ne pas multiplier les teintes à l'écran et un principe similaire pour les types d'absence (congé, arrêt maladie, formation).

La mise en avant des employés seniors : positionnés en haut de la liste avec un symbole distinctif, puisqu'un senior doit, de préférence, être présent sur chaque shift.

Un compteur de shifts par employé, affiché sous son nom, coloré en rouge si le nombre est inférieur à l'attendu, en orange s'il est supérieur pour repérer les déséquilibres sans avoir à les recalculer.

Une modification en un clic : cliquer sur un shift permet de le modifer (changer un matin pour une après-midi, une nuit, ou un repos), les effectifs et compteurs concernés se mettent à jour instantanément, sans étape supplémentaire.

Simulation sur Figma Make de la réaction d'ajout ou suppression d'un shift

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RÉSULTATS & APPRENTISSAGES

Le manager a exprimé une vraie satisfaction : un gain de temps concret par rapport à Excel, et une lecture immédiate d'informations qui demandaient auparavant plusieurs recalculs manuels : la preuve que la hiérarchisation visuelle (couleurs, position des seniors, compteurs) répondait bien au bon besoin.

Ce projet m'a surtout confrontée aux limites concrètes de la conception assistée par IA : Figma Make peinait à respecter l'ensemble des contraintes métier en même temps, ce qui m'a obligée à reprendre la main manuellement sur Figma pour garantir un résultat fiable.
J'en retiens qu'un outil IA est précieux pour explorer rapidement une première structure, mais qu'il ne remplace pas un travail de conception rigoureux dès que les règles métier se complexifient le designer reste responsable de vérifier que chaque contrainte est réellement respectée.

Cette méthode de travail itérative avec l'IA a aussi été frustrante à certains moments : ne pas voir son interface "finie" avant plusieurs allers-retours demande de la patience, et m'a appris à mieux découper mon travail en petites itérations vérifiables plutôt que d'attendre un résultat abouti d'un seul coup.

Enfin, le retour du premier client (sauvegarde du planning, historique des modifications) m'a rappelé qu'un besoin réel n'émerge pas toujours dès le premier entretien : c'est souvent la confrontation à une première version concrète qui révèle les manques.